展会前后七十二小时：邀约、记录与分级跟进

· 询盘开发

外贸展会的效果不取决于展位大小，而取决于三件事：展前有没有把该见的人约到位、现场有没有把每张名片的信息记全、展后有没有按热度排出跟进顺序。可执行的安排是：展前 72 小时用名单制定向邀约并锁定会面时段；现场用固定字段记录每一次接触；展后按「明确需求 / 需求未定 / 仅留资料」三档分级，24 小时内发确认信，48 小时内补资料，72 小时内给出下一步动作或降级。

展前 72 小时：把邀约做成名单，而不是群发

群发「欢迎莅临展位」回复率低，因为它没给出对方到场的理由。改成名单作业，每人写清三件事：为什么值得见（上次聊到哪里、他现在可能在看什么）、这次要确认什么（规格、数量、认证、交期）、你要带什么（样品、报价区间、证书扫描件）。

名单按四类拆开：已成交老客户、在谈未成交、历史询盘未回复、按目标市场筛出的潜在买家。前三类优先，第四类按品类匹配度筛，宁可少而准。

邀约信给出具体日期、时间段和展位号，并以一句回执收尾。有回执的人排进会面时段表，避开人流高峰；没回执的留作现场机动。

展前备齐：带有效期的报价模板、一页纸公司资质、认证扫描件、寄样地址模板。

展前 24 小时清单 - [ ] 邀约名单已分四类，每人写明「为什么见 / 确认什么 / 带什么」 - [ ] 已回复的人排进会面时段表，含展位号与备用时段 - [ ] 报价模板已填有效期、贸易术语、付款方式、起订量 - [ ] 认证与资质文件已存手机，离线可查 - [ ] 记录表字段已固定并打印或建好

现场记录：一张表记完一整天

现场最贵的损失不是名片少，而是晚上想不起谁是谁。用固定字段记录，宁可当场多写 30 秒，也不要事后靠回忆补。

字段 记什么 用途
公司与人名 全称、人名、职务、国别 检索与去重
来源标记 邀约到场 / 路过 / 老客户 / 同行 判断响应质量
需求产品 品类或型号 + 关键规格 决定发哪份资料
采购阶段 正在采购 / 比价中 / 明年计划 / 调研 分档主依据
数量与包装 目标数量、MOQ、包装方式 报价与核算
市场与认证 目的国、所需认证 判断能否供货
价格反应 听到区间价后的反应 判断价格敏感度
决策链 谁用、谁定、谁付 决定跟进对象
下一步动作 具体动作 + 时间点 避免跟进悬空
名片编号 照片编号与纸质顺序对应 防止信息丢失

每收一张名片立刻拍照编号，当场补完关键字段；当天回住处 30 分钟内补全，不隔夜。过一天，细节基本不可恢复。

热度分级：先分档，再排顺序

分级只看一件事：对方有没有具体项目和数量。头衔大小、英语流利程度、名片印刷质量都不作为升档依据。

  • A 档 明确需求：给出具体产品或规格，能说数量区间或目标价，三个月内有下单可能；或已主动要求报价、寄样。
  • B 档 需求未定：在比价、等内部审批、排到明年计划、需先确认样品或认证。
  • C 档 仅留资料：只交换名片、无具体项目，或属于同行、服务与机构。

顺序按 A → B → C 排，不按名片顺序或头衔。C 档一次性归档，进季度资讯节奏，不要频繁打扰。

展后 24 小时：第一封信的写法

第一封信的目的不是催单，是唤起记忆并推进一个具体动作。可复制结构：

``` 主题：见面确认 + 一件具体事项（例：规格确认 / 寄样地址）

Hi [Name]， 1. 唤起：昨天在 [展会名] [展位号] 见面，您看的是 [产品 + 关键规格]。 2. 确认：您提到的 [认证 / 交期 / 包装]，我方确认：[已确认信息]；未确认的 [X]，我将在 [日期] 前回复。 3. 请求：请确认 [规格 / 寄样地址 / 通话时间]，我即可安排下一步。 附件：[公司_产品_规格_日期]，不超过 3 个。 ```

不群发同一模板，不发整本图册，不在第一封信追问下单时间。附件名要一眼看懂。

展后 48–72 小时：推进、降级与归档

  • 48 小时：A 档未回复，换渠道（电话、即时通讯、职业社交平台），换角度（发他在展位看过的产品实拍或规格确认图），不重复催「有没有收到」。
  • 72 小时：A 档仍无实质回复则降为 B 档；B 档转入 2–4 周一次的常规培育；每条记录标注展会名、日期、分档、下次跟进日。
  • 复盘：同一场展会 90 天后做内部对照：邀约到场率、A 档数量、进入报价的数量，只用于调整下一场的名单与话术。
  • 涉及寄样、报价、单证与收款的动作，按当前官方规则核验后再执行，不沿用去年的做法。

常见问题

外贸展会应先核验哪些条件？

先明确目标、适用地区、执行主体和不能妥协的约束，再按正文清单核对证据；涉及规则变化的事项，以对应官方入口当前说明为准。

比较外贸展会方案时应记录什么？

把成本、时间、责任边界、所需证据和失败后的补救方式放在同一张表中比较，不要只看单一价格、排名或口头承诺。

外贸展会信息什么时候需要更新？

在形成决定前和实际执行前各复核一次；平台规则、政策、学校要求、企业状态或供应商条件发生变化时，应立即重新核验。

核验与更新

资质、通关、收汇与贸易惯例规则会调整，执行前到以下官方入口核验当前版本：

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